人資行政文件範本：招募、到職、考核、離職全流程
人資的文件量是所有部門裡最大的，而且跨越員工的整個生命週期：從招募、報到、日常出勤、考核，一路到離職。這些文件多半有固定格式，重複做很浪費時間，用範本改比從零開始快得多。以下依員工歷程排序。
本頁整理 17 套適合人資與行政的範本， 全部免費、可商用、無浮水印，線上編輯完直接匯出。
招募與甄選
年度招募計畫是要向上爭取人力預算用的，重點在把缺口與時程講清楚。面試端則是評分表要一致，才比得出高下。
報到與到職
新人第一天要簽的文件與要看的資料，事先備齊可以省下反覆補件的時間。
日常出勤與人事異動
請假、交接、排班這些是天天在跑的表單，格式統一最重要，才不會每個部門一種寫法。
考核與培訓
考核最怕標準不一致。用固定的評分表與權重，主管之間的落差會小很多。培訓則要能追蹤誰上過什麼課。
離職與交接
離職證明與工作交接單要留存，之後有爭議時這些是最直接的證據。
人資與行政實務提醒
勞動契約與工時文件請再確認法規
勞動合約、請假規則與排班涉及勞基法的強制規定，本站範本提供的是格式與常見條款結構，實際內容建議請教勞務顧問或律師後再定案。
考核表先講清楚權重再開始評
同一份表格，如果各主管對「達成預期」的認知不同，分數就沒有可比性。發表格之前先對齊評分標準，比事後校正容易。
這 16 份範本各自拿來做什麼
下面每一段是對著那一份範本的實際內容寫的：有哪幾頁或哪些欄位、哪裡是示範內容要換掉。
- 年度招募計畫（PPT）
18 頁，向主管報告年度人力需求：人力現況盤點、各部門需求、四個招募策略（雇主品牌、校園招募、內部推薦、招募管道）、時程、預算分配與明細、關鍵績效指標。
- 求職面試自我介紹（PPT）
這一套是寫給應徵者的：30 秒認識我、工作經歷、兩個代表專案、技能、為什麼是我。校園徵才或內部轉調要請人上台自我介紹時，可以提供給對方當格式。
- 新人入職培訓手冊（PPT）
16 頁的新人訓練簡報：公司簡介、組織架構、工作時間與出勤、請假規定、薪酬福利、績效考核、資訊系統、安全衛生、試用期說明、30-60-90 天計畫。第 5、6 頁的工時與請假要照公司的工作規則改。
- 勞動合約（Word）
逐條列出工作內容、工作地點、合約期間、工作時間、薪資、休假、保險與退休金、保密義務、合約終止的勞動合約。這一款有驗算報告，寫了對照勞基法時改過哪些地方。
- 實習合約（Word）
實習期間、工作內容、津貼與福利、保密條款、考核標準各一條，甲乙方是公司與實習生。這一款也有驗算報告。
- 員工手冊（Word）
六章的員工手冊骨架：公司介紹、人事政策、工作規範、福利制度、保密條款、紀律處分，最後有員工簽收欄。內容要跟公司的工作規則一致。
- 請假申請單（Word）
一頁式的請假單：假別、起訖日期、請假天數、事由、職務代理人，下面是審核流程欄。
- 工作交接單（Word）
七個段落：工作職責、進行中專案、重要聯絡人、帳號密碼、檔案資料、財物、特別注意事項，最後是簽核欄。調職、請長假與離職都用得到。
- 出勤記錄表（Excel）
一列一位員工、一欄一天，用記號登記（✓ 出勤、△ 遲到、○ 請假、× 曠職、☆ 加班），右側統計出勤天數、遲到次數、請假天數與曠職天數。這一款有驗算報告。
- 排班表（Excel）
一週的排班表：每格填早、中、晚或休，表會算每人總時數與休息日數。最右邊的勞基法檢查欄會標出沒有例假的人；表內註明是以未採變形工時為前提，而且只檢查同一週內相鄰兩天。
- 薪資計算表（Excel）
月薪制的薪資表：填本薪、全勤獎金與加班時數，加班費、勞保就保、健保、所得稅扣繳與實發薪資由公式算。費率與分級表由站上的規則庫產生，這一款有驗算報告。
- 企業培訓課程（PPT）
20 頁的內訓教材示範，主題是溝通技巧，後段有課堂練習與行動計畫頁。人資自己開課時，換掉主題內容、保留練習頁的排法。
- 績效考核表（Excel）
五個評分項目各有權重：工作品質、工作效率、團隊合作、創新能力、出勤紀律，填分數後算出加權總分與等級。
- KPI 績效儀表板（Excel）
每人三項 KPI 各填分數與權重，算出加權總分、等級與排名，旁邊有一欄分數長條。
- 員工培訓計畫表（Excel）
年初排訓練計畫時先填年度培訓預算，表會用各課程費用加總算出已使用預算、預算使用率與剩餘預算；「完成」欄填是或否，用來算完成率。
- 離職證明書（Word）
一頁的離職證明：到職與離職日期、擔任職務、工作內容，離職原因是勾選式的，勾選項同勞保局表格。這一款有驗算報告。
站上其他人資與行政用得到的工具
- 加班費計算機
月薪制，平日、休息日、國定假日逐日試算，可以拿來核對薪資表算出來的加班費。
- 特休計算機
輸入到職日算出每年特休天數，附天數對照表。
- 資遣費計算機
新制、舊制、新舊並存與未滿一年的年資都能試算。
- 勞健保計算機
算勞保、健保、勞退每月扣多少，可以選眷屬人數與勞退自願提繳。
- 線上排班系統
每個月都要排班的公司用：員工名單存在帳號裡、每月接續，班表可以帶成出勤，再算加班費與勞健保、匯出薪資表。要登入才能用，試用與終身版的差別寫在那一頁。
- 員工到職流程
簽勞動契約、勞健保加保、勞退申報、建立勞工名卡與出勤紀錄、排班、特休六個步驟，每一步附法條原文與要用的範本。
- 員工離職流程
預告期間、工作交接、特休結算、退保、離職證明五個步驟，自請離職與資遣都適用。
- 精選庫：台灣勞動文件
勞動契約書（定期與不定期）、勞動條件通知書、服務證明書這類文件，每一份都附怎麼填與法條依據。
- 新進員工職業安全衛生教育訓練
13 頁的訓練簡報，照七項課程編排，含訓練時數規定、課後測驗與紀錄。這一套附了內容依據。
- 績效考核制度說明
16 頁，對全體員工說明考核制度：考核時程、評分標準、考核流程、結果應用、績效改善計畫、申訴機制。搭配績效考核表一起用。
- 法規變更提醒
最低工資、勞健保費率調整時寄信通知，寫明變了什麼、哪天生效與官方出處；登入後可以訂閱。
人資行政最常被問的六件法規事
下面六題對應這一頁的排班表、薪資表、請假單、離職文件與員工手冊。條文都對過全國法規資料庫的原文，節錄附在最下面的「內容依據」；公司有採變形工時或另有團體協約時，請再問勞務顧問。
排班與工時，法律上先守哪兩條？
- 勞工正常工作時間，每日不得超過八小時，每週不得超過四十小時（勞動基準法第 30 條）。
- 勞工每七日中應有二日之休息，其中一日為例假，一日為休息日（勞動基準法第 36 條）。排班表最右邊的勞基法檢查欄，會把這一週一天都沒排休的人標出來。
- 勞動基準法第 30 條另有經工會或勞資會議同意後調整工時的規定，僅適用於經中央主管機關指定之行業；公司有沒有適用要自己查證，範本不會替你判斷。
加班費的倍率是多少？
- 延長工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之一以上；再延長工作時間在二小時以內者，加給三分之二以上（勞動基準法第 24 條）。
- 休息日工作，工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額另再加給一又三分之一以上；工作二小時後再繼續工作者，另再加給一又三分之二以上（同條）。
- 薪資計算表把加班時數分成「前 2 時」與「第 3 時起」兩欄，對應的就是平日的這兩段倍率。
婚假、事假、病假各幾天？
- 勞工結婚者給予婚假十四日，工資照給（勞工請假規則第 2 條）。
- 事假一年內合計不得超過十四日，事假期間不給工資（勞工請假規則第 7 條）。
- 普通傷病假未住院者，一年內合計不得超過三十日；一年內未超過三十日部分，工資折半發給（勞工請假規則第 4 條）。
- 勞工請假時，應於事前親自以口頭或書面敘明請假理由及日數；辦理請假手續時，雇主得要求勞工提出有關證明文件（勞工請假規則第 10 條）。請假申請單的假別、天數、事由三欄留的就是這份紀錄。
出勤、薪資與人事資料要保存多久？
- 雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年；出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止（勞動基準法第 30 條）。出勤記錄表用記號登記的是哪一天有沒有來，上下班時間要另外有打卡或簽到資料。
- 雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入，工資清冊應保存五年（勞動基準法第 23 條）。
- 勞工名卡應保管至勞工離職後五年（勞動基準法第 7 條）。
員工離職時，公司一定要給的文件與款項有哪些？
- 勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕（勞動基準法第 19 條）。
- 資遣時要發資遣費。適用勞退新制的年資，每滿一年發給二分之一個月之平均工資，未滿一年者以比例計給，最高以發給六個月平均工資為限，並應於終止勞動契約後三十日內發給（勞工退休金條例第 12 條）。
- 特別休假因年度終結或契約終止而未休之日數，雇主應發給工資（勞動基準法第 38 條）。
公司多少人以上要訂工作規則？
- 雇主僱用勞工人數在三十人以上者，應依其事業性質訂立工作規則，報請主管機關核備後並公開揭示之（勞動基準法第 70 條）。應訂的事項包括工作時間與休假、工資的標準與發放日期、延長工作時間、考勤與請假、獎懲、受僱解僱與資遣離職。
- 員工手冊範本的人事政策、工作規範、紀律處分三章，內容要跟核備的工作規則一致；兩邊寫得不同時，以核備的那一份為準來修手冊。
內容依據
以下規定於 2026-10-12 對照官方原文查證；法規與申請須知可能修正，使用前請以最新公告為準。
- 勞動基準法（修正日期 113-07-31）
第 30 條：「勞工正常工作時間，每日不得超過八小時，每週不得超過四十小時。」「前二項規定，僅適用於經中央主管機關指定之行業。」「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。」 第 36 條：「勞工每七日中應有二日之休息，其中一日為例假，一日為休息日。」 第 24 條：「一、延長工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之一以上。」「二、再延長工作時間在二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之二以上。」「雇主使勞工於第三十六條所定休息日工作，工作時間在二小時以內者，其工資按平日每小時工資額另再加給一又三分之一以上；工作二小時後再繼續工作者，按平日每小時工資額另再加給一又三分之二以上。」 第 23 條：「雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。」 第 7 條：「前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」 第 19 條：「勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。」 第 38 條：「勞工之特別休假，因年度終結或契約終止而未休之日數，雇主應發給工資。」 第 70 條：「雇主僱用勞工人數在三十人以上者，應依其事業性質，就左列事項訂立工作規則，報請主管機關核備後並公開揭示之：」
- 勞工請假規則（修正日期 115-09-30）
第 2 條：「勞工結婚者給予婚假十四日，工資照給。」 第 7 條：「勞工因有事故必須親自處理，得請事假，一年內合計不得超過十四日。事假期間不給工資。」 第 4 條：「一、未住院者，一年內合計不得超過三十日。」「普通傷病假一年內未超過三十日部分，工資折半發給」 第 10 條：「勞工請假時，應於事前親自以口頭或書面敘明請假理由及日數。」「辦理請假手續時，雇主得要求勞工提出有關證明文件。」
- 勞工退休金條例（修正日期 108-05-15）
第 12 條：「其資遣費由雇主按其工作年資，每滿一年發給二分之一個月之平均工資，未滿一年者，以比例計給；最高以發給六個月平均工資為限」「依前項規定計算之資遣費，應於終止勞動契約後三十日內發給。」