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怎麼用這份文件
從檔案裡的段落與表格直接讀出來的，不是另外寫的介紹。
這份文件包含這幾段
- 一、蒐集者
- 二、蒐集目的
- 三、個人資料類別
- 四、利用期間、地區、對象及方式
- 五、當事人權利
- 六、資料變更義務
- 七、同意聲明
要自己填的欄位
公司名稱聯絡窗口日期最後要簽核的人
員工簽名
公司蒐集員工個資的界線
發薪、加保、報稅都要用到員工個資，公司有依據蒐集，但仍然要告知。這份文件在到職時給員工簽，說明資料會用在哪裡、給誰、留多久。
公司蒐集員工資料需要員工同意嗎？
- 不一定靠同意。非公務機關蒐集個人資料，符合「法律明文規定」或「與當事人有契約或類似契約之關係，且已採取適當之安全措施」即可（個人資料保護法第 19 條）。
- 例如：雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、出生年月日、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期等（勞動基準法第 7 條），這是法律規定。
- 但告知義務是另一回事：蒐集時仍應明確告知法定事項（個人資料保護法第 8 條）。所以範本第七段寫的是「已閱讀並瞭解」，重點在告知。
健康檢查報告可以收嗎？
- 健康檢查屬於原則上不得蒐集的資料；例外之一是法律明文規定，或非公務機關履行法定義務必要範圍內，且事前或事後有適當安全維護措施（個人資料保護法第 6 條）。
- 雇主於僱用勞工時，應施行體格檢查；對在職勞工應施行健康檢查；檢查紀錄雇主應予保存（職業安全衛生法第 20 條）——這就是法定義務。
- 超出這個範圍的（例如要求提供與工作無關的病史），不在例外之內。範本第三段的提醒就是在講這件事。
員工資料要保存多久？
- 勞工名卡，應保管至勞工離職後 5 年（勞動基準法第 7 條）；出勤紀錄保存 5 年（勞動基準法第 30 條）；工資清冊保存 5 年（勞動基準法第 23 條）。
- 蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動刪除、停止處理或利用；但因執行職務或業務所必須者不在此限（個人資料保護法第 11 條）。有法令規定或契約約定之保存期限，屬於「因執行職務或業務所必須」（個人資料保護法施行細則第 21 條）。
- 所以離職員工要求「把我的資料全部刪掉」時，法定保存期限內的資料公司可以不刪；過了期限就該處理。
員工資料會提供給哪些單位？
- 範本第四段列的是：公司權責單位、勞健保與稅務主管機關、薪轉銀行、依法應提供之機關。
- 利用應於蒐集之特定目的必要範圍內為之（個人資料保護法第 20 條）。把員工名單交給保險業務員、信用卡推廣這類事，不在人事管理的目的內，要另外取得同意。
公司要怎麼保管？
- 適當之安全措施，指為防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏，採取技術上及組織上之措施（個人資料保護法施行細則第 12 條）。
- 得包括：配置管理之人員及相當資源、界定個人資料之範圍、事故之預防通報及應變機制、資料安全管理及人員管理、設備安全管理、使用紀錄與軌跡資料及證據保存等（施行細則第 12 條）。
- 最基本的做法：人事資料夾設權限、紙本上鎖、離職人員帳號當天停用。
內容依據
以下規定於 2026-10-12 對照官方原文查證；法規與申請須知可能修正，使用前請以最新公告為準。
- 個人資料保護法（最新修正 114-11-11，部分修正條文尚未施行）
第 19 條：「一、法律明文規定。」「二、與當事人有契約或類似契約之關係，且已採取適當之安全措施。」 第 8 條：「公務機關或非公務機關依第十五條或第十九條規定向當事人蒐集個人資料時，應明確告知當事人下列事項」 第 6 條：「二、公務機關執行法定職務或非公務機關履行法定義務必要範圍內，且事前或事後有適當安全維護措施。」 第 11 條：「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。」 第 20 條：「非公務機關對個人資料之利用，除第六條第一項所規定資料外，應於蒐集之特定目的必要範圍內為之。」
- 勞動基準法（修正日期 113-07-31）
第 7 條：「雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。」「前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」 第 30 條：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」 第 23 條：「工資清冊應保存五年。」
- 職業安全衛生法（修正日期 114-12-19）
第 20 條：「雇主於僱用勞工時，應施行體格檢查；對在職勞工應施行下列健康檢查」「檢查紀錄雇主應予保存，並負擔健康檢查費用」
- 個人資料保護法施行細則（修正日期 105-03-02）
第 21 條：「一、有法令規定或契約約定之保存期限。」 第 12 條：「指公務機關或非公務機關為防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏，採取技術上及組織上之措施。」「四、事故之預防、通報及應變機制。」「十、使用紀錄、軌跡資料及證據保存。」
