Question 1

費用報銷單後面要附什麼憑證才算數？

Accepted Answer

會計事項之發生，均應取得、給予或自行編製足以證明之會計憑證（商業會計法第 14 條）。員工代墊的每一筆都要有發票或收據，張數填在「附件清單」。
費用及損失，未經取得原始憑證，或經取得而記載事項不符者，不予認定（營利事業所得稅查核準則第 67 條）。憑證的日期、品名、金額要和明細對得起來。
公司要以進項稅額扣抵銷項稅額，須具有載明其名稱、地址及統一編號、載有營業稅額之統一發票等憑證（營業稅法第 33 條）；代墊時記得請店家打公司統編。

Question 2

出差的交通、餐費、住宿，報銷時要附的憑證一樣嗎？

Accepted Answer

旅費支出，應提示詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容等之出差報告單及相關文件，足資證明與營業有關者，憑以認定（查核準則第 74 條）。範本的「費用說明」欄就寫去哪裡、拜訪誰、辦什麼事。
國內宿費應取得旅館業書有抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細（查核準則第 74 條）。
火車、汽車及大眾捷運系統之車資與計程車車資，准以經手人（即出差人）之證明為憑；乘坐高速鐵路應以車票票根或購票證明為原始憑證，當日往返者准以經手人之證明為憑（查核準則第 74 條）。

Question 3

哪些費用報銷了，公司也不能拿來扣抵營業稅？

Accepted Answer

交際應酬用之貨物或勞務、酬勞員工個人之貨物或勞務、自用乘人小汽車，進項稅額不得扣抵銷項稅額（營業稅法第 19 條）。
這不表示員工不能報銷，是財務入帳時稅額要另外處理。範本的費用類別只有四種，招待客戶、員工聚餐與出差用餐都會勾成「餐費」，請在「費用說明」寫清楚是哪一種。

Question 4

發票遺失或拿不到收據，費用報銷單還送得出去嗎？

Accepted Answer

原始憑證因事實上限制無法取得，或因意外事故毀損、缺少或滅失者，除依法令規定程序辦理外，應根據事實及金額作成憑證，由商業負責人或其指定人員簽名或蓋章，憑以記帳（商業會計法第 19 條）。
無法取得原始憑證之會計事項，商業負責人得令經辦及主管該事項之人員，分別或共同證明（商業會計法第 19 條）。這份證明列在附件清單的「其他證明文件」；報稅時能否認列，仍回到前面第 67 條的規定。

Question 5

費用報銷單和憑證要保存多久？注意事項的天數可以改嗎？

Accepted Answer

各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存 5 年（商業會計法第 38 條）。報銷單連同發票一起裝訂存放。
注意事項的 30 日、NT$3,000、7 個工作日都是公司內規的示意，請依公司制度修改。
範本有 5 個可自訂欄位，報銷總額是其中之一、不會自動加總，填完明細請自己核對。

申請人	{{employeeName}}	員工編號	{{employeeId}}
所屬部門	{{department}}	申請日期	{{applyDate}}

序號	日期	費用類別	費用說明	金額	備註
1		□交通 □餐費 □住宿 □其他
2		□交通 □餐費 □住宿 □其他
3		□交通 □餐費 □住宿 □其他
4		□交通 □餐費 □住宿 □其他
5		□交通 □餐費 □住宿 □其他

審核層級	審核人	審核結果	審核日期	簽章
直屬主管		□核准 □退回
財務部門		□核准 □退回
總經理		□核准 □退回

費用報銷單

可自訂變數（5 項）

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